Il existe de nombreux types d’outils de gestion de projet. Dans une entreprise, on va avoir recours à ce genre d’outil pour gagner en efficacité et en productivité. Pour répondre à cet objectif, il va falloir comprendre l’utilité de chacun. Toutes les entreprises, selon leur secteur d’activité, n’ont pas la même façon d’appréhender la gestion de projet, n’ont pas les mêmes besoins.

Vous pouvez par exemple voir l’approche projet des métiers RH, immobilier ou encore de la communication, en suivant les liens dédiés. Par conséquent, les outils peuvent s’adapter, être particulièrement spécifiques…ou non, selon votre envie !

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#1 Asana 

À en juger par son grand nombre de clients (140 000) et d’utilisateurs (1,4 million), Asana est l’une des applications de gestion de projet les plus populaires. Bonne nouvelle, le logiciel est gratuit jusqu’à 15 utilisateurs. Dustin Moskovitz, cofondateur de Facebook, est aussi le concepteur d’Asana. Fidèle à l’esthétique et à la simplicité du plus populaire des réseaux sociaux, Asana est un système de gestion de tâches intuitif qui convient idéalement aux équipes souhaitant interagir en temps réel.

Disponible en français, Asana permet aux utilisateurs de visualiser leurs objectifs, d’effectuer le suivi du temps, d’affecter des priorités à leurs tâches et de savoir où en est le projet sans quitter le logiciel. Il comporte également une fonction de calendrier qui permet de saisir les tâches de l’équipe directement sur le tableau de bord. De plus, Asana s’est bien étoffé dans sa dernière version. Il dispose désormais d’une application Android, mais aussi de fonctions comme les conversations, les tableaux de bord et la possibilité de convertir une tâche en projet. Par ailleurs, Asana ne peut pas être utilisé en mode offline.

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#2 Trello

Trello a compris que la gestion de projet passait avant tout par la collaboration et la visualisation de l’avancement des tâches en cours. Trello permet de créer des projets qui prennent la forme de tableaux en plusieurs colonnes personnalisables. Dans chaque colonne se trouvent les tâches ou les idées que les collaborateurs font avancer de gauche à droite au fur et à mesure de leur avancement. Trello est entièrement gratuit dans sa première version et dispose d’une application mobile très bien conçue. En revanche cette version gratuite pose un problème de confidentialité et de sécurité des données. L’éditeur avoue lui-même proposer « Plus de sécurité » dans l’offre payante. Enfin, Trello s’apparente plus à un gestionnaire de tâches qu’un outil de gestion de projet dans le sens où il fait l’impasse sur la gestion des coûts, des temps, des budgets et les fonctions d’administration.

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#3 Harvest

Logiciel de suivi des temps et des activités. Son fonctionnement est très basique et c’est l’une des raisons pour lesquelles il est apprécié par autant d’utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent choisir parmis des centaines de tâches et de projets pour démarrer une activité. Le moteur de recherche permet de retrouver rapidement la mission sur laquelle travailler. le compteur de temps se lance dès que le collaborateur souhaite travailler sur cette tâche ou ce projet. Il peut ensuite oublier Harvest le temps de réaliser son travail. L’opération se répète très facilement sur toutes les missions à réaliser pour un ou plusieurs clients.

En bout de chaîne vous pourrez facturer le temps réellement passé par vos collaborateurs. Harvest apporte ainsi de la rigueur et une valorisation au réel de votre travail. La facturation ne fait donc plus de débat entre vous et vos clients. Harvest se connecte nativement à Xero (logiciel de comptabilité) ; Trello et Asana pour que vous puissiez maîtriser de bout en bout toute votre gestion de projet, vos tâches administratives et votre relation client.

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#4 Wrike

Il est gratuit jusqu’à cinq utilisateurs, offre 2 Go d’espace de stockage et propose une multitude d’intégrations, dont Google Drive, Box et iCal.

Wrike est vraiment l’une des meilleures solutions existantes pour la collaboration au sein d’une petite équipe. Les utilisateurs peuvent appliquer des paramètres de confidentialité à leurs projets (dont le nombre est illimité) et interagir avec le flux d’activité en temps réel fourni par l’application. Le logiciel propose une fonction de gestion des tâches et des options de stockage étendues (par le biais d’intégrations). Et en prime, il est disponible en français !

En revanche, il limite fortement les fonctionnalités dans sa version gratuite par rapport à la version payante (à partir de 9,80 $ par utilisateur et par mois). De plus, un utilisateur payant a accès aux diagrammes de Gantt, au suivi du temps et aux rapports en temps réel; alors que la plupart des utilisateurs de la version gratuite restent cantonnés à des options élémentaires de gestion des tâches et de collaboration. Pour résumer, la version gratuite de Wrike ne saurait remplacer un système de gestion de projet à part entière.

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#5 Zoho Projects

Zoho Projects autorise un nombre illimité d’utilisateurs et, hormis une capacité de stockage limitée à 10 Mo, ses fonctionnalités ne sont pas restreintes dans la version gratuite. La mise à niveau coûte 25 $/mois.

Zoho Projects comporte un grand nombre de fonctionnalités et son interface a même été comparée à la présentation intuitive de Facebook. Les inconditionnels des graphiques en cascade seront heureux d’apprendre que Zoho Projects propose d’extraordinaires options de diagramme de Gantt qui permettent de définir des tâches et des jalons complexes. Zoho Projects comporte aussi des feuilles de temps et des fonctions de reporting détaillées. Et si vous n’avez pas envie de créer vos propres rapports, vous n’aurez que l’embarras du choix avec ses 50 modèles prédéfinis ! Il est en outre disponible en français.

Les utilisateurs de la version gratuite sont privés du système de gestion de documents de Zoho Projects, du fait de la limite de 10 Mo de stockage. La version payante propose une capacité de stockage de 5 à 30 Go selon le plan choisi. De plus, il permet de gérer un seul projet en version gratuite : il faut ensuite procéder à une mise à niveau.

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#6 Wimi

Logiciel en ligne de gestion de projet qui vous aide à rester organisé en rendant le travail en équipe plus efficace. Gérer ses projets et ses documents au même endroit. Wimi est un outil très simple d’utilisation qui répond aux trois besoins essentiels de toutes les entreprises. Vous pouvez partager vos documents entre collaborateurs et partenaires sans vous préoccuper de la sécurité des données; travaillez en équipe de manière efficace grâce aux bases de la gestion de projet et partagez l’information qui permet de fluidifier la communication entre collaborateurs afin de gagner en confort et en productivité. 

Wimi va au delà des logiciels classiques de gestion de projet en permettant aux équipes de suivre tous les progrès réalisés sur différents projets. Wimi intègre des channels de discussion, le partage et la synchronisation de documents (Wimi Drive); la gestion de tâches, des calendriers partagés et un service gratuit de visioconférence et partage d’écran. Le travail d’équipe est plus fluide et réduit l’usage des emails. Grâce à la gestion avancée des droits d’accès, vous pouvez inviter vos clients et partager des données spécifiques avec eux. Wimi est le choix de prédilection pour les équipes et les entreprises qui gèrent des projets et souhaitent améliorer leur productivité. Plus de 50 000 organisations utilisent Wimi chaque jour : entrepreneurs, PME, ONG et également des grandes entreprises (Total, SNCF, Shazam, etc.)

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On vous invite à aller lire notre dernier tip également.

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